Uma dica para ordenar o dia a dia de uma startup é a organização de tarefas e entregas. Aliás, parece muito simples, mas poucas fazem isso de fato. Porém, como toda startup é uma empresa, nada melhor do que já começar direito.
Quando a startup começa, geralmente quem lidera os processos são os sócios da empresa. Dessa forma, a gama de trabalho é grande. Vai desde consultar o banco para abrir a conta do negócio até desenvolver o produto que precisa chegar ao mercado.
O empreendedor faz o Canvas, valida a ideia, atende cliente, emite nota fiscal, desenvolve o produto etc. Mas precisa, também, ficar de olho na rotina das tarefas.
Organização de tarefas: o que é começar direito?
Começar direito envolve não só definir os planos futuros, mas também realizar a organização de tarefas diárias.
O que eu tenho que fazer? O que fulano está fazendo? Qual era mesmo o prazo disso? São perguntas que não podem se perder ao longo do caminho.
Organizando as tarefas com 5W2H
Uma ferramenta muito simples que pode ser usada por qualquer startup na organização de tarefas é o 5W2H. Aliás, ferramenta tem esse nome, pois leva em conta 7 diretrizes, explicando:
- What
- Why
- Who
- How much
- How
- When
- Where
What
O que vai ser feito? Aqui, é importante definir exatamente o que é necessário fazer, deixando o objetivo claro. Desse modo, tanto o executor quanto o responsável estarão por dentro do que está acontecendo.
Why
Porquê vai ser feito? Qual o motivo de se fazer essa determinada ação?
Who
Quem vai fazer? Nesse ponto é possível definir tanto quem é o time ou a pessoa que vai executar a ação. Além disso, precisa-se colocar quem ficará responsável por verificar que a ação foi feita de acordo com o previsto.
Acho muito interessante que o executor nunca seja o mesmo que o responsável. Nesse sentido, é preciso entender que sempre terá alguém para verificar uma ação realizada.
How much
Quanto custa? Geralmente, startups sempre colocam zero nessa coluna por serem os próprios empreendedores que vão executar as tarefas.
Porém, mesmo que não haja dinheiro envolvido, há um custo embutido, mesmo que seja a hora técnica do sócio. Dessa maneira, é necessário inserir esse detalhe.
How
Como a tarefa vai ser feita? Vai contar com parceiros, vai ser desenvolvido internamente, vai ser terceirizada? Ou seja, como será realizada essa ação.
When
Quando a ação vai ser feita? É aí que mora o grande perigo. É importante que a pessoa que vá executar dê o prazo para realizar aquela ação, levando em conta que também é preciso considerar as expectativas gerenciais.
De qualquer modo, se o prazo não for cumprido, caberá ao responsável entender os motivos. Esse When é um dos pontos mais importantes para a manutenção de empreendedores no quadro societário.
Ou seja, se não está entregando, ou não está cumprindo os prazos, merece mesmo essa pessoa ficar no time da startup? É uma pergunta dura e que deve ser sempre feita.
Where
Onde será feita essa ação?
Onde fazer a organização de tarefas?
Existem diferentes modelos para montar um 5W2H que podem ser rapidamente buscados no Google, ou mesmo utilizar o Trello.
Uma sugestão é ter um quadro macro com as ações estratégicas da empresa de médio prazo e outro quadro para as atividades mais de rotina. O importante mesmo é ter uma ferramenta de organização de tarefas como proposta inicial para a gestão da startup e o 5W2H pode ajudar muito nisso.
Você conhece alguma outra forma de organização de tarefas que te ajude no dia a dia? Conta pra gente nos comentários e compartilhe esse texto com quem precisa.
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